Lập vi bằng vốn là một trong những hoạt động được quy định tương đối chặt chẽ về hồ sơ, thủ tục. Điều này đồng nghĩa với việc trình tự chuẩn để lập được một bản vi bằng hợp pháp cũng khá phức tạp. Nếu bạn đang cần lập vi bằng thì nên tham khảo trước các bước sau.
Bước 1: Cung cấp các giấy tờ liên quan để chuẩn bị lập vi bằng
Việc nêu yêu cầu lập vi bằng đến các Thừa phát lại chính là tiền đề quan trọng cho toàn bộ các thủ tục về sau. Dù bạn là cá nhân, gia đình, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó thì đều cần chuyển yêu cầu lập vi bằng của mình đến Thừa phát lại trước. Thường thì các khách hàng sẽ đến trực tiếp Văn phòng Thừa phát lại nhưng ngày nay bạn vẫn có thể sử dụng các phương tiện thông tin khác làm trung gian chuyển yêu cầu lập vi bằng cho mình.
Ngay khi nhận được yêu cầu lập vi bằng của bạn thì Thừa phát lại sẽ đồng thời yêu cầu cung cấp thêm hoặc trao đổi trực tiếp các thông tin cụ thể liên quan đến sự việc. Hai bên sẽ trao đổi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình lập vi bằng. Sau khi bạn và Thừa phát lại đi đến kết luận chung là có thể lập vi bằng được thì bạn sẽ được điền vào một tờ phiếu mẫu để lập vi bằng.
Bước 2: Tiến hành lập vi bằng
Sau khi đã đạt được thỏa thuận từ bước 1 thì lúc này bạn có trách nhiệm phải thông tin đến Thừa phát lại địa điểm, thời gian,… để đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.
Thường thì việc lập vi bằng sẽ do chính Thừa phát lại trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, thư ký nghiệp vụ của Thừa phát lại cũng có thể hỗ trợ hoặc đứng ra lập vi bằng hộ. Nếu xét dưới góc độ pháp lý thì vi bằng do thư ký nghiệp vụ lập hộ vẫn phải do Thừa phát lại đứng tên chịu trách nhiệm.
Nếu là trường hợp thư ký nghiệp vụ lập vi bằng thì về nguyên tắc người này lập ra văn bản, in sao hoặc thu thập tài liệu dưới sự chứng kiến hoặc giám sát của Thừa phát lại. Như vậy, các Thừa phát lại sẽ chỉ ký vào các vi bằng do bản thân mình kiểm soát sự chính xác và hợp pháp.
Khi lập vi bằng, các Thừa phát lại sẽ sao thành 03 bản có giá trị tương đương nhau. Một bản sẽ được giao cho khách hàng (người yêu cầu lập vi bằng). Một bản gửi đến Sở Tư pháp hoặc Phòng Tư pháp thuộc tỉnh/thành phố nơi có chế định Thừa phát lại và một bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định.
Nếu vi bằng có sai sót về việc in ấn hoặc đánh máy thì Thừa phát lại có thể sửa lỗi này bằng văn bản có chữ ký của bản thân và đóng dấu của văn phòng.
Bước 3: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng
Khi đã giao vi bằng đến tay khách hàng, thư ký nghiệp vụ sẽ lấy chữ ký xác nhận của khách vào sổ bàn giao vi bằng để thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
Khách hàng cũng đồng thời phải thanh toán theo các thỏa thuận đã ghi trong vi bằng cùng các chi phí phát sinh khác.
Trong trường hợp khách hàng cần bản sao của vi bằng thì có thể đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu Văn phòng Thừa phát lại cung cấp bản sao này. Bản sao sẽ được thực hiện tại Văn phòng và có đóng dấu bản sao đầy đủ. Hồ sơ vi bằng gốc cần bổ sung thêm văn bản lưu lại sự việc cấp bản sao này mới đúng quy định.
Lập vi bằng ở đâu?
Theo quy định thì Thừa phát lại sẽ hoàn thành các mẫu vi bằng tại một trong hai địa điểm sau:
Tại Văn phòng Thừa phát lại: Đây là nơi mà đại đa số các văn bản vi bằng được thành lập.
Tại nơi mà đương sự yêu cầu: Vi bằng chỉ được thực hiện tại địa điểm khác ngoài Văn phòng Thừa phát lại đối với các trường hợp cần người lập vi bằng phải trực tiếp chứng kiến. Khi lập vi bằng tại địa điểm đương sự yêu cầu, các Thừa phát lại cũng có quyền mời thêm người làm chứng hoặc người có chuyên môn cố vấn và hỗ trợ thủ tục lập vi bằng.
Chi phí lập vi bằng là bao nhiêu?
Chi phí lập vi bằng là khoản thu mà đương sự (người yêu cầu) phải có nghĩa vụ phải thanh toán cho Thừa phát lại. Phần chi phí này thường được thỏa thuận trực tiếp giữa Thừa phát lại và đương sự chứ không có quy định cụ thể của Nhà nước. Tuy nhiên, Nhà nước vẫn quản lý bằng cách đưa ra mức khung trần chi phí có thể thu của công dân đối với từng công việc cụ thể.
Các Thừa phát lại cũng có thể thỏa thuận thêm với đương sự để đương sự hỗ trợ thanh toán các chi phí đi lại, vận chuyển hồ sơ hoặc phí bồi dưỡng (nếu có) cho nhân chứng,…
Theo Nghị quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội thì các Văn phòng Thừa phát lại có nhiệm vụ niêm yết công khai khung giá về chi phí lập vi bằng nói chung. Nếu chưa đưa ra mức giá cụ thể thì cần xác định rõ mức giá tối đa, mức giá tối thiểu và nguyên tắc tính để đương sự dễ dàng làm việc.
Xem thêm: Vai trò của vi bằng trong giao dịch bất động sản
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.
