Với mô hình cho thuê văn phòng hiện đại như hiện nay, nhiều người nhầm tưởng rằng chi phí thuê văn phòng chỉ là tiền thuê m2/tháng. Nhưng thực tế, ngoài tiền mặt bằng thì còn gồm rất nhiều các chi phí khác.
Chi phí thuê văn phòng bao gồm những gì?
Theo khảo sát chi phí thuê văn phòng được chia thành 4 nhóm chính gồm: chi phí thực tế sử dụng, chi phí cố định, chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê và chi phí phát sinh.
Chi phí thực tế sử dụng
Đây là những chi phí có thể thay đổi dựa trên mức độ sử dụng của khách thuê. Chi phí thực tế sử dụng gồm có các chi phí sau:
Điện năng
Các tòa văn phòng cho thuê hiện nay đều có đồng hồ riêng cho từng khu vực thuê và khách thuê sẽ phải chi trả phí này theo mức độ sử dụng của mình. Giá tiền điện có thể tính theo giá Nhà nước hoặc giá kinh doanh.
Tiền điều hòa
Tiền điện điều hòa không được tính chung với chi phí điện năng phía trên mà được quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên, một số tòa văn phòng hạng A, B chi phí này nằm trong chi phí dịch vụ nhưng một số tòa văn phòng hạng C thì không. Bởi vậy, trước khi thuê khách thuê cần lưu ý kỹ vấn đề này để tránh rắc rối liên quan tới chi phí phát sinh.
Phí gửi xe
Phí gửi xe ở mỗi tòa văn phòng sẽ được quy định riêng. Có một số tòa nhà sẽ dành ưu đãi cho khách thuê là miễn phí chỗ đỗ xe nhưng có quy định về số lượng.
Chi phí cố định
Không giống với nhóm chi phí thực tế sử dụng, nhóm chi phí này bắt buộc phải trả.
Tiền văn phòng
Đây là tiền chi trả mặt bằng, được tính theo m2. Hình thức thanh toán có thể theo quý hoặc năm, phụ thuộc vào thỏa thuận của mỗi tòa.
Phí dịch vụ
Khoản chi phí này trả cho các dịch vụ tiện ích trong tòa nhà, điển hình là phí lễ tân, an ninh, nước khu vực WC, vận hành thang máy, chi phí vệ sinh, diệt côn trùng,… Phí sử dụng không gồm chi phí bất biến như tiền điện sử dụng, phí gửi ô tô xe máy,…
Thuế VAT
Mỗi hợp đồng cho thuê văn phòng chắc chắn không thể thiếu thuế VAT. Đây được coi là chi phí cố định.
Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
Đây là nhóm chi phí khách thuê chỉ phải trả 1 lần trong suốt thời gian thuê.
Phí trong thời gian thi công nội thất
Các tòa văn phòng thông thường sẽ miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất tùy thuộc vào diện tích. Song khách thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ và phí sử dụng điện trong thời gian lắp đặt nội thất.
Phí hoàn trả mặt bằng
Trong đa số các hợp đồng thuê văn phòng hiện nay đều có điều khoản người thuê sẽ phải trả phí hoàn trả mặt bằng gồm phí phá dỡ, dọn dẹp,…
Chi phí trả một lần trong suốt quá trình thuê là chi phí trong thời gian thi công nội thất và phí hoàn trả mặt bằng
Chi phí phát sinh
Nhóm chi phí phát sinh thường gặp bởi nhu cầu trong quá trình làm việc, bao gồm phí làm ngoài giờ
Các chi phí phía trên chỉ áp dụng cho khách thuê khi làm theo giờ hành chính được quy định theo tòa nhà. Trong trường hợp khách thuê làm thêm ngoài khung giờ cố định, khách thuê sẽ phải chi trả thêm các chi phí như tiền điện thang máy, tiền điện khu công cộng, tiền dịch vụ, tiền điều hòa trung tâm,…
Phí phát sinh là những chi phí làm thêm ngoài giờ được quy định trong hợp đồng
Một số chi phí thuê văn phòng thay đổi theo quy định hợp đồng
Bên cạnh những chi phí thuê văn phòng được liệt kê ở trên, khách thuê có một vài chi phí có thể thay đổi do quy định trong hợp đồng, điển hình là:
Diện tích cần trả
Có nhiều phương pháp tính diện tích trả tiền như diện tích tim tường, diện tích thông thủy, diện tích theo mép ngoài,… Nên khi chi trả, khách thuê phải lưu ý và đàm phán cẩn thận trước khi thuê để tránh mất tiền oan.
Điều chỉnh giá thuê
Theo biến động thị trường, giá văn phòng theo thời gian thuê nhất định trong hợp đồng có thể tăng hoặc giảm. Người thuê cần căn cứ vào đó để điều chỉnh giá thuê cho phù hợp.
Điều chỉnh tỷ giá
Hầu hết các tòa văn phòng đều chào theo giá usd và quy đổi sang tiền Việt Nam đồng để ký kết hợp đồng theo quy định của ngân hàng Nhà nước. Cho nên khi khách thuê nên đàm phán rõ ràng trước khi ký hợp đồng để dễ kiểm soát chi phí thuê văn phòng.
- Bất động sản thương mại và cách đầu tư thông minh.
- Có được thế chấp nhà ở hình thành trong tương lai không?
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
