Kế toán là một nghề đặc biệt và thường xuyên gặp phải vấn đề này cho dù kế toán viên có cẩn thận đến mức độ nào. Nhiều trường hợp, cuối năm lên báo cáo kế toán viên phải tá hỏa vì quỹ tiền mặt bị âm.
Thế nào là quỹ tiền mặt bị âm?
Quỹ tiền mặt bị âm là khi tổng số tiền chi trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền thu trên sổ sách kế toán.
Trên thực tế, việc quỹ tiền mặt bị âm là không hợp lý. Vì không có thu thì không thể có chi tiền được. Điều này là không phù hợp. Vậy lý do tại sao lại như vậy? Chúng ta cùng tìm hiểu nguyên nhân gây ra hiện tượng quỹ tiền mặt bị âm nhé!
Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị âm
(i) Hoạch toán thiếu nghiệp vụ thu, chi phát sinh.
(ii) Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
(iii) Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu (điều này làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong ngày)
(iv) Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
(v) Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
(vi) Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
(vii) Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
(viii) Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
(ix) Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
(x) Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
(xi) Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.
(xii) Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.
(xiii) Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
(xiv) Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả
a. Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK 331
Cách làm này sẽ giúp doanh nghiệp giảm khoản chi tiền, giúp cân đối được âm tiền mặt.
Hạch toán:
Nợ hàng, Nợ CP
Nợ Thuế VAT đầu vào
Có 331 – Phải trả người bán
Bao giờ có tiền, sẽ thanh toán sau. Khi doanh nghiệp thanh toán, kế toán phản ánh:
Nợ 331/Có 111,112
Lưu ý khi sử dụng phương pháp này: Cần chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán phải lưu ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm.
b. Làm hợp đồng vay mượn cá nhân, lãi suất 0%
Cách làm này khá an toàn và hay được sử dụng ngoài thực tế. Kế toán có thể làm hợp đồng vay mượn với cá nhân giám đốc hoặc người trong hoặc ngoài công ty.
Làm theo cách này sẽ giúp:
(1) DN không phát sinh CP tài chính;
(2) Làm tăng khoản Thu tiền tại DN (Kế toán phải làm phiếu thu)
Hạch toán: Nợ 111/Có 341
3. Làm thủ tục tăng vốn điều lệ
=> Cách làm này giúp tăng tiền mặt tại Doanh nghiệp.
Lưu ý: Nếu cá nhân nhận vốn góp thì có thể góp bằng tiền mặt, còn nếu đối tượng phải góp vốn là Doanh nghiệp thì chuyển khoản. Khi đó cần chú ý hợp thức hóa của chứng từ.
+ Thủ tục tăng vốn điều lệ phức tạp cần thời gian do vậy đòi hỏi kế toán phải nắm vững nghiệp vụ, có kinh nghiệm cao.
+ Giải pháp này hiệu quả, mang lại lợi ích nhiều mặt.
Hạch toán: Nợ TK 111/Có TK 411
- Công việc của một kế toán xây dựng, xây lắp
- Cập nhật, điều chỉnh kế hoạch thu dọn công trình dầu khí
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.
